1С:Документооборот 8 ПРОФ
Назначение продукта
Программный продукт «1С:Документооборот 8» предназначен для решения задач автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов;
- оперативный доступ к документам;
- учет прав пользователей при доступе к документам;
- регистрация входящих и исходящих документов;
- просмотр и редактирование документов;
- контроль версий документов;
- полнотекстовый поиск документов по содержанию;
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио – и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
- маршрутизация документов (настраивается по каждому виду документов);
- автоматизированная загрузка документов со сканера и из электронной почты;
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.
В «1С:Документооборот 8» принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам и отечественной делопроизводственной практике:
- ГОСТ Р 6.30-2003,
- ГОСТ Р 51141-98,
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- Требования ГСДОУ,
- Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти,
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
- и др
«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.
Использование программы «1С:Документооборот 8» позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
«1С:Документооборот 8» является универсальной программой и легко адаптируется под специфику коммерческого или бюджетного учреждения.
Сравнение версий 1С:Документооборота 8
Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ и КОРП.
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот. «1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Сравнение функционала
В таблице приводится список функциональных возможностей программы «1С:Документооборот 8» и их наличие в версиях ПРОФ и КОРП.
| Учет договоров | ||
| Штрихкодирование документов и файлов | ||
| Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов | ||
| Автоматическое заполнение файлов по шаблонам | ||
| Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ | ||
| Сложное согласование документов | ||
| Настройка дополнительных связей между документами | ||
| Автоматическое заполнение документов по шаблонам | ||
| Печать регистрационного штампа | ||
| Учет нескольких резолюций по документу | ||
| Учет и контроль переадресации входящих документов | ||
| Учет и контроль передачи документов> | ||
| Многовалютный учет сумм в документах | ||
| Принятие задач к исполнению | ||
| Настройка и использование условий маршрутизации | ||
| Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут | ||
| Периодические бизнес-процесс | ||
| Учет и использование графиков работы | ||
| Иерархия бизнес-процессов | ||
| Остановка бизнес-процессов | ||
| Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2 | ||
| Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений | ||
| Категоризация данных | ||
| Полнотекстовый поиск любых данных | ||
| Хранение файлов в томах на диске, а не только в информационной базе | ||
| Коллективная работа с файлами любых типов | ||
| Хранение и контроль версий | ||
| Автоматическая загрузка файлов из каталогов | ||
| Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте | ||
| Сканирование документов | ||
| Распознавание изображений | ||
| Учет входящих документов | ||
| Учет исходящих документов | ||
| Учет внутренних документов | ||
| Автоматическая генерация регистрационных номеров | ||
| Настройка правил учета документов в разрезе видов документов | ||
| Ведение учета по номенклатуре дел | ||
| Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел | ||
| Учет передачи дел в архив, уничтожение дел | ||
| Учет по организациям | ||
| Учет по вопросам деятельности | ||
| Ведение журнала передачи документов | ||
| Настройка личного доступа к документам | ||
| Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов | ||
| Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ | ||
| Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности | ||
| Настройка и использование дополнительных реквизитов | ||
| Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) | ||
| Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов | ||
| Шаблоны бизнес-процессов | ||
| Учет затрат рабочего времени сотрудников | ||
| Распределенная информационная база | ||
| Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.1 | ||
| Версионирование объектов |
Описание функционала
«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
«1C:Документооборот 8» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1C:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
- оповещение исполнителей,
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Сканирование
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.
Электронная почта
Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В конфигурации программы «1С:Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
